Pengertian Arsip : Fungsi, Kegunaan, Sifat dan Jenisnya

Pengertian Arsip – Arsip sering diperlukan dan digunakan dalam bidang manajemen serta administrasi. Arsip sangatlah penting sebab mencakup dokumen atau daftar sejarah.

Untuk dokumentasi atau daftar sejarah urgen yang mencantol kehidupan masyarakat luas, seringkali disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Namun, tidak dipungkiri jika setiap perusahaan atau organisasi pun mempunyai serta menyimpan arsipnya.

Pengelolaan arsip bisa dilaksanakan baik secara manual maupun memakai komputer supaya menjadi sebuah informasi yang dapat digunakan sebagai dasar dalam pemungutan keputusan.

Penataan arsip yang baik dan benar baik bakal mempermudah dalam penemuan kembali, sampai-sampai ketika arsip dibutuhkan dalam pemungutan keputusan, dokumentasi tersebut bisa segera ditemukan.

Pengertian Arsip

Pada dasarnya, kata arsip diambil dari bahasa arsip, yakni “archive” yang memiliki makna kumpulan dokumen atau daftar sejarah yang dapat memberikan informasi bersangkutan sebuah lembaga, kumpulan orang ataupun lokasi tertentu.

Jadi, secara umum definisi dari arsip merupakan sebuah daftar atau rekaman yang diketik, dicetak, atau ditulis dalam wujud angka, gambar, dan huruf yang memiliki makna serta destinasi tertentu guna dijadikan sebagai sebuah bahan informasi dan pun komunikasi yang direkam dalam sekian banyak media, laksana media komputer, kertas, atau kertas film.

Berdasarkan Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 berhubungan kearsipan, arsip adalah suatu format rekaman pekerjaan atau peristiwa dalam berbagai format dan media sesuai pertumbuhan teknologi informasi dan komunikasi, yang diciptakan serta diterima oleh lembaga negara dan lembaga lainnya.

Arsip memiliki makna yang bertolak belakang dengan bahan buku yang terdapat di sebuah perpustakaan tertentu karena dokumentasi haruslah lebih autentik dan terpercaya sebagai sebuah barang bukti yang sah, mempunyai informasi secara utuh, dan mempunyai asal-usul serta aturan yang valid.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Berikut merupakan definisi arsip menurut beberapa para ahli:

1. The Liang Gie

The Liang Gie menyatakan bahwa arsip ialah kumpulan atau himpunan warkat yang ditabung secara terencana dan teratur sebab mempunyai nilai sebuah fungsi supaya setiap kali dibutuhkan dapat ditemukan pulang dengan cepat.

2. Sularso Mulyono

Berdasarkan Sularso Mulyono, definisi dari arsip yaitu penempatan sekian banyak kertas dalam sebuah tempat penyimpanan yang baik menurut keterangan dari aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan sedemikian rupa, sampai-sampai setiap kertasnya dapat ditemukan dengan cepat dan mudah andai waktunya dibutuhkan.

3. Agus Sugiarto

Agus Sugiarto menyatakan bahwa definisi arsip merupakan kumpulan sebuah dokumen yang ditabung secara tertata dan berencana sebab mempunyai fungsi supaya setiap kali dibutuhkan dapat ditemukan pulang dengan cepat.

4. I.G. Wursanto

Berdasarkan keterangan dari I.G. Wursanto, definisi dari arsip yaitu suatu kegiatan pengaturan atau pengurusan dokumentasi dengan memanfaatkan sebuah sistem tertentu supaya seluruh dokumentasi bisa ditemukan pulang secara cepat dan mudah andai suatu masa-masa dibutuhkan.

5. Yohannes Suraja

Berdasarkan Yohannes Suraja, definisi arsip yakni suatu daftar atau naskah yang diciptakan dan pun diterima oleh organisasi pemerintah, perorangan atau swasta bersangkutan sebuah hal atau peristiwa kehidupannya dan dalam format apapun, baik tersebut berkelompok atau individu, yang memiliki kegunaan tertentu, serta ditabung secara sistematis supaya bila diperlukan dapat disajikan pulang dengan cepat dan mudah.

6. KBBI

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) definisi arsip adalah suatu dokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari masa kemudian yang ditabung dalam media tulis, elektronik, pita video, disket komputer, flashdisk, atau harddisk, dan seringkali akan diterbitkan secara sah oleh sebuah instansi, ditabung dan dipertahankan di lokasi tertentu sebagai referensi.

7. Ensiklopedi Administrasi

Berdasarkan Ensiklopedia Administrasi, definisi dari arsip merupakan kumpulan warkat dari sebuah organisasi kenegaraan ataupun badan swasta yang diselenggarakan dalam sebuah penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi itu akan dinilai berharga untuk ditabung secara permanen guna suatu kebutuhan tertentu.

Pengertian dari dokumentasi juga diterangkan sebagai sebuah tempat dimana semua warkat organisasi ditabung secara tertib. Pengertian ini lebih tepat ditetapkan sebagai istilah archival institution atau kantor arsip.

8. Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Berdasarkan lembaga Administrasi Negara (LAN), definisi dari arsip ialah seluruh berkas, kertas, foto, naskah, miro film, film, gambar, rekaman suara, peta, bagan, atau dokumen lainnya dalam berbagai format dan sifatnya atau duplikat serta dengan segala teknik penyusunannya, dan yang diciptakan atau diterima langsung oleh sebuah badan, sebagai bahan bukti dari destinasi organisasi, serta sekian banyak fungsi kebijakannya.

Fungsi Arsip

Berdasarkan definisi Arsip yang telah kita kupas bersama di atas, pada dasarnya arsip memiliki faedah sebagai sebuah alat informasi dan alat bukti yang dapat digunakan guna masa depan.

Segala format kegiatan pengarsipan ini tentunya mempunyai nilai untuk arsip, yang mana dipisahkan menjadi dua fungsi, yaitu fungsi primer dan sekunder.

1. Fungsi Primer Arsip

Fungsi arsip menurut kepentingan disusunnya arsip ialah sebagai suatu penyokong atas dilakukannya atau setelah pekerjaan pengarsipan selesai, yang merangkum nilai untuk keuangan, nilai untuk hukum, nilai untuk administrasi, dan nilai untuk teknologi serta ilmiah.

2. Fungsi Sekunder Arsip

Fungsi lain dari arsip juga dapat digunakan guna kepentingan sebuah lembaga atau instansi, perorangan, serta sebagai bukti pertanggungjawaban. Hal ini tergolong dalam nilai untuk pembuktian dan pun nilai untuk informasi.

Disisi lain, fungsi pengarsipan menurut Undang-Undang No.7 7 tahun 1971 Pasal 2 merupakan:

3. Fungsi Dinamis

Arsip mempunyai faedah dinamis dimana sebuah dokumentasi diperlukan dalam proses pengamalan dan pun perencanaan secara langsung. Artinya, dokumentasi bisa dipakai untuk pekerjaan sehari-hari sebuah perusahaan secara langsung.

Di samping itu, faedah dinamis pada dokumentasi mempunyai makna yang biasanya berubah-ubah nilainya serta artinya.

Berdasarkan faedah dinamis ini, maka fungsi dokumentasi terbagi menjadi tiga, yaitu dokumentasi aktif, dokumentasi semi aktif, dan dokumentasi inaktif. Ketiganya dipisahkan menurut kebutuhan pemakaian dokumentasi tersebut.

4. Fungsi Statis

Arsip yang memiliki faedah statis berarti dokumentasi yang tidak dapat digunakan langsung dalam proses penyelenggaraan ataupun perencanaan.

Artinya, dokumentasi statis tidak dapat digunakan dalam pekerjaan operasional perusahaan. Sehingga, dokumentasi yang termasuk dalam kelompok dokumentasi statis telah menyentuh taraf nilai abadi yang secara khusus dapat dipertanggungjawabkan.

Kegunaan Arsip

Arsip sebagai dokumen yang dipunyai oleh masing-masing organisasi atau kantor tentu akan ditabung dalam sebuah tempat secara teratur, sampai-sampai setiap saat dibutuhkan dapat ditemukan pulang dengan cepat. Alasan perlunya dokumentasi disimpan sebab mempunyai sebuah nilai manfaat tertentu.

Secara umum nilai manfaat suatu arsip dikemukakan oleh The Liang Gie (2009: 117) bahwa arsip atau dokumentasi memiliki enam (6) nilai keguanaan yang disingkat dengan istilah “ALFRED” yaitu:

A : Administrasi Value (nilai administrasi)
L : Legal Value (nilai hukum)
F : Fiscal Value (nilai Keuangan)
R : Research Value (nilai penelitian)
E : Education Value ( nilai pendidikan)
D : Documentary Value (nilai dokumentasi).

Sifat dan Karakteristik Arsip

Sebuah dokumentasi bisa dinilai dari sejumlah sifat dan juga karakteristiknya. Berikut ini ialah karakteristik dari arsip:

Autentik, dokumentasi mempunyai informasi kenyataan yang aktual dan faktual yang mencakup informasi masa-masa dan tempat dokumentasi tersebut diciptakan atau diterima, destinasi aktivitas, serta bukti kepandaian dan organisasi yang merangkai arsip.
Legal, arsip ialah suatu upaya arsip yang dapat mendukung tugas dan pun kegiatan serta bermanfaat sebagai bukti sah atas pengambilan kepandaian dan pengamalan kegiatan.
Unik, setiap dokumentasi mempunyai kronologi dan tidak dibentuk secara serentak. Saat dokumentasi diduplikasi, maka dokumentasi tersebut telah memiliki makna yang bertolak belakang dalam urusan pelaksanaan kegiatannya.
Terpercaya, suatu dokumentasi bisa dipakai dan diandalkan sebagai bukti yang faktual dan sebagai bahan penyokong pelaksanaan kegiatan.

Jenis-jenis Arsip

Arsip mempunyai bermacam-macam jenis menurut kriterianya. Berikut ini ialah jenis-jenis dokumentasi dan pengertiannya:

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis ialah bentuk dokumentasi yang dipakai secara langsung dalam perencanaan sebuah pelaksanaan dan penyelenggaraan.

2. Arsip Aktif

Arsip aktif merupakan jenis dokumentasi yang dapat digunakan dan diperlukan secara terus menerus dalam sebuah penyelenggaraan sebuah administrasi.

3. Arsip Inaktif

Arsip inaktif yaitu jenis dokumentasi dinamis yang fungsinya dipakai untuk pekerjaan penyelenggaraan administrasi yang telah mulai menurun.

4. Arsip Statis

Arsip statis yakni jenis dokumentasi yang tidak dapat digunakan guna proses perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan, ataupun penyelenggaraan pekerjaan administrasi negara secara langsung.

5. Arsip Duplikasi

Arsip duplikasi adalah jenis dokumentasi yang isi dan bentuknya serupa dengan dokumentasi aslinya.

Kesimpulan

Berdasarkan keterangan diatas, dapat kita simpulkan bahwa arsip merupakan kumpulan dokumen ataupun daftar sejarah yang menyajikan informasi bersangkutan sebuah tempat, organisasi, atau lembaga.

Dalam urusan organisasi atau perusahaan, arsip sering dijadikan sebagai alat guna menyimpan dan mengatur daftar catatan organisasi. Untuk urusan ini, arsip memiliki faedah yang urgen untuk merawat dan mengorganisir, sehingga dapat dijadikan sebagai informasi yang tepat guna organisasi.

Itulah penjelasan menyeluruh tentang definisi arsip, jenis-jenis arsip, tujuan, ciri khas dan fungsinya. Diperlukan manajemen pengarsipan yang tepat guna menyusun dokumentasi secara rapi supaya mudah ditemukan saat nanti dibutuhkan.

Namun, andai Anda hendak melakukan manajemen finansial dan urusan lain berhubungan akuntansi perusahaan, maka Anda dapat menggunakan Anda dapat menggunakan aplikasi akuntansi dari Accurate Online.

Demikianlah penjelasan tentang Arsip dari RuangPengetahuan.Co.Id semoga bermanfaat dan menambah wawasan kalian, sampai jumpa.

Baca juga artikel lainnya :