Pengertian Koordinasi : Manfaat, Jenis, Prinsip dan Syaratnya

Pengertian Koordinasi – Koordinasi merupakan suatu konsep yang mendasar dalam berbagai bidang kehidupan, baik itu dalam lingkup organisasi, pemerintahan, bisnis, maupun kehidupan sehari-hari.

Kemampuan untuk mengoordinasikan berbagai elemen dan kegiatan menjadi suatu kesatuan yang harmonis menjadi kunci kesuksesan. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi makna, pentingnya koordinasi, serta bagaimana menerapkannya di berbagai konteks kehidupan.

Pengertian Koordinasi

Koordinasi adalah proses sinergi dan keseimbangan semua kegiatan antara satu pihak dengan pihak lainnya untuk mencapai tujuan bersama. Singkatnya, koordinasi adalah proses saling pengertian antara dua orang atau lebih untuk melakukan sesuatu.

Koordinasi adalah kegiatan yang dilakukan oleh banyak pihak dalam suatu organisasi yang sama untuk mencapai tujuan bersama dengan persetujuan masing-masing pihak, sehingga tidak ada kesalahan dalam bekerja baik untuk mengganggu suatu pihak manapun.

Menurut James G March dan Herben A Pemahaman Koordinasi adalah suatu proses atau kegiatan untuk mencapai persatuan antara berbagai pihak satu dengan pihak lainnya untuk mencapai tujuan bersama.

Menurut teori koordinasi, koordinasi adalah sinkronisasi atau penyelarasan berbagai pihak yang bekerja secara tipis dan rapi dalam periode waktu tertentu.

Namun, koordinasi berbeda dari kerja sama, yang membedakan nya adalah menyangkut kegiatan atau aktivitas yang tidak berasal dari satu sumber saja.

Pengertian Koordinasi Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah pengertian Koordinasi menurut beberapa para ahli:

1. Handoko (2003:195)

Pengertian koordinasi menurut handoko adalah proses mengintegrasikan tujuan dan kegiatan ke dalam unit terpisah (departemen atau bidang fungsional) dari suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

2. James A.F Stoner dan Charles Wankel

Pengertian koordinasi menurut James A.F. Stoner dan Charles Wankel adalah proses di mana berbagai tujuan dan kegiatan di unit yang berbeda (departemen atau divisi fungsional) diintegrasikan ke dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi seefisien mungkin.

3. Ateng Syafrudin, S.H

Pengertian koordinasi menurut Ateng Syafrudin, S.H adalah proses serangkaian kegiatan kontak yang bertujuan mengoordinasikan tindakan dan kegiatan masing-masing organisasi untuk mencapai gerakan cepat guna untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

4. Sondang P. Siagian, M.P.A Ph.D

Pengertian koordinasi menurut Sondang P. Siagian, M.P.A. Ph.D adalah pengaturan hubungan dengan upaya bersama untuk mencapai keseragaman tindakan untuk mencapai tujuan bersama.

5. Mc. Farland

Pengertian koordinasi menurut Mc. Farland adalah proses di mana pemimpin mengembangkan pola bisnis kelompok reguler di antara bawahannya dan memastikan kesatuan tindakan dalam mencapai tujuan bersama.

6. E. F. L Brech

Pengertian koordinasi menurut E.F.L. Brech terdiri dari menyeimbangkan dan menggerakkan tim dengan menyediakan tempat untuk kegiatan kerja yang sesuai dan menjaga agar kegiatan dilakukan dalam harmoni yang wajar di antara para anggota itu sendiri.

7. G. R. Terry

Pengertian koordinasi menurut G.R. Terry adalah upaya yang tersinkronisasi dan tertib untuk memberikan jumlah dan waktu yang tepat dan untuk mengarahkan implementasi sehingga tindakan yang konsisten dan harmonis dilakukan pada tujuan yang telah ditentukan.

Manfaat Koordinasi

Berikut ini adalah manfaat yang didapat dari koordinasi:

Pencapaian KISS (Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi, dan Simplifikasi), sehingga pencapaian tujuan organisasi seefektif dan seefisien mungkin.
Menjadi pemecah masalah dalam setiap masalah dan konflik semua pihak.
Mendukung eksekutif dalam mengimplementasikan sinergi dan mengintegrasikan tugas yang ada dengan pihak terkait. Semakin besar hubungan dengan unit / departemen yang berbeda, semakin besar pula kebutuhan akan koordinasi.
Mendukung para manajer dalam sinergi dan mengelola perkembangan antara unit satu dengan unit lainnya.
Manajer dapat menyinkronkan kegiatan fungsional dengan tujuan yang berbeda dari masing-masing unit untuk mencapai tujuan bersama dengan keterbatasan sumber daya yang tersedia seefektif dan seefisien mungkin.
Membagi pekerjaan ke dalam setiap unit sehingga tidak ada tumpang tindih. Semakin luas pekerjaannya, semakin besar kebutuhan akan koordinasi. Tujuannya bukan untuk melakukan pekerjaan yang sama dilakukan oleh departemen yang berbeda karena hal tersebut menghabiskan anggaran.
Ada perkembangan dan keharmonisan antara kegiatan, baik fisik maupun non-fisik dan dilakukan dengan para pemangku kepentingan.
Mengambil tindakan pencegahan untuk menghindari konflik internal dan eksternal.
Mencegah kekosongan lowongan pekerjaan di setiap unit.
Menghindari persaingan yang buruk.

Jenis-jenis Koordinasi

Jenis koordinasi dibagi menjadi dua, yaitu koordinasi internal dan koordinasi eksternal. Berikut penjelasanya:

1. Koordinasi Internal

Koordinasi internal dibagi menjadi beberapa kategori yaitu:

Koordinasi vertikal, di mana terdapat hubungan hierarkis antara koordinasi dan terkoordinasi secara struktural, karena keduanya berada pada baris perintah.
Koordinasi horizontal, yaitu koordinasi fungsional yang koordinatnya memiliki tingkat skala yang sama.
Koordinasi diagonal, yaitu koordinasi fungsional yang mengkoordinasikan memiliki tingkat yang lebih tinggi daripada yang dikoordinasikan, tetapi koordinasi diagonal tidak ada pada baris perintah.

2. Koordinasi Eksternal

Koordinasi eksternal dibagi menjadi beberapa kategori yaitu:

Koordinasi vertikal, adalah koordinasi yang dilakukan oleh seorang pemimpin regional yang melakukan kegiatan pembangunan antar lembaga atau antara kepala kantor lain, misalnya rapat karyawan, rapat kerja, dan rapat kepemimpinan.
Koordinasi horizontal, di mana seorang pemimpin selalu berhubungan dengan lembaga lain yang diyakini memiliki hubungan atau hubungan dengan masalah pembangunan yang terjadi di area kerja.

Prinsip Koordinasi

Prinsip-prinsip koordinasi mencakup pedoman dasar yang memandu upaya untuk menggabungkan dan menyelaraskan berbagai elemen atau kegiatan.

Penerapan prinsip-prinsip ini membantu menciptakan suatu sistem yang efisien, efektif, dan harmonis. Berikut adalah beberapa prinsip koordinasi yang mendasar:

1. Klarifikasi Tujuan dan Sasaran

Sebelum melibatkan berbagai pihak atau elemen, penting untuk memahami tujuan dan sasaran secara jelas. Semua pihak yang terlibat harus memiliki pemahaman yang sama mengenai arah yang ingin dicapai.

2. Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang baik adalah kunci dalam koordinasi. Pesan harus disampaikan dengan jelas, dan saluran komunikasi harus terbuka. Ini melibatkan pendekatan dua arah yang memungkinkan feedback dan pemahaman yang baik di antara semua pihak.

3. Pembagian Tugas yang Jelas

Setiap elemen atau individu harus mengetahui peran dan tanggung jawabnya secara spesifik. Pembagian tugas yang jelas meminimalkan tumpang tindih dan memastikan bahwa setiap bagian dari keseluruhan memiliki kontribusi yang signifikan.

4. Keselarasan Interdepartemen atau Tim

Koordinasi tidak hanya terjadi dalam satu tim atau departemen, tetapi juga di antara berbagai tim atau departemen. Keselarasan dalam tindakan dan keputusan antardepartemen sangat penting untuk menghindari konflik dan memastikan konsistensi.

5. Fleksibilitas dan Adaptabilitas

Dalam lingkungan yang cepat berubah, kemampuan untuk beradaptasi dan menjadi fleksibel adalah kunci. Koordinasi harus mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kondisi dan kebutuhan tanpa mengorbankan tujuan utama.

6. Penggunaan Teknologi dan Sistem Informasi

Teknologi dan sistem informasi dapat mendukung koordinasi dengan menyediakan platform yang memungkinkan pertukaran informasi yang cepat dan akurat. Penggunaan alat dan sistem yang tepat dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas koordinasi.

7. Evaluasi dan Umpan Balik Berkelanjutan

Proses koordinasi harus melibatkan evaluasi berkelanjutan untuk mengukur tingkat keberhasilan dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Umpan balik dari semua pihak terlibat membantu dalam pengambilan keputusan yang informasional dan pembelajaran terus-menerus.

8. Pemecahan Konflik dengan Konstruktif

Konflik mungkin timbul dalam proses koordinasi, dan penting untuk memahami cara menangani konflik dengan cara yang konstruktif. Menyelesaikan perbedaan pendapat dengan dialog dan pemahaman bersama dapat mencegah ketegangan yang tidak perlu.

9. Sinergi Antara Individu dan Kelompok

Penting untuk mengembangkan sinergi antara individu dan kelompok. Koordinasi yang efektif membutuhkan pemahaman tentang dinamika kelompok dan bagaimana memotivasi individu untuk berkontribusi secara positif pada tujuan bersama.

10. Kontinuitas Perencanaan dan Evaluasi

Koordinasi bukanlah suatu kegiatan sekali jalan. Perencanaan dan evaluasi harus terus-menerus dilakukan untuk memastikan kesinambungan dan peningkatan berkelanjutan dalam koordinasi.

Penerapan prinsip-prinsip ini secara konsisten dapat membantu menciptakan lingkungan di mana koordinasi menjadi suatu aspek yang melekat dan mendukung kesuksesan di berbagai konteks kehidupan.

Tujuan Koordinasi

Berikut ini adalah tujuan dari koordinasi:

Sebagai pencegahan dan kontradiksi konflik
Sebagai pencegah persaingan-persaingan yang tidak adil
Sebagai pencegahan terjadinya pemborosan
Sebagai pencegah kekosongan ruang dan waktu
Sebagai pencegah perbedaan dalam pendekatan dan implementasi.

Dari hal diatas, ada juga tujuan dilakukannya koordinasi, yaitu:

Mencapai dan mendapatkan efektivitas organisasi sebaik mungkin melalui sinkronisasi, kebersamaan, keharmonisan, dan keseimbangan antara kegiatan yang terkait.
Melakukan pencegahan konflik dan menciptakan efisiensi optimal dalam berbagai kegiatan yang bergantung pada kesepakatan yang memperhitungkan semua elemen terkait.
Tujuan koordinasi adalah untuk menciptakan dan memelihara suasana dan perilaku yang bereaksi terhadap kegiatan dan mengantisipasi satu sama lain di setiap unit kerja, terlepas dari apakah mereka terhubung atau tidak. Ini agar keberhasilan setiap unit tidak terganggu atau terkontaminasi oleh unit lain. Ini memerlukan koordinasi dengan jaringan komunikasi dan informasi yang efektif.

Syarat Koordinasi

Koordinasi yang efektif memerlukan pemenuhan sejumlah syarat agar berjalan dengan lancar dan menghasilkan hasil yang positif. Berikut adalah beberapa syarat koordinasi yang umumnya dianggap penting:

1. Komunikasi yang Efektif

Koordinasi memerlukan aliran informasi yang jelas dan akurat antar berbagai elemen atau pihak yang terlibat.
Saluran komunikasi harus terbuka, transparan, dan dapat diakses oleh semua pihak yang terlibat.

2. Klarifikasi Tujuan dan Sasaran

Semua pihak yang terlibat harus memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan dan sasaran yang ingin dicapai melalui koordinasi.
Klarifikasi ini membantu mengarahkan upaya koordinasi ke arah yang benar.

3. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab yang Jelas

Setiap individu atau elemen dalam sistem koordinasi harus mengetahui peran dan tanggung jawabnya dengan jelas.
Pembagian tugas yang terdefinisi baik membantu menghindari tumpang tindih dan konflik peran.

4. Keselarasan Interdepartemen atau Tim

Koordinasi yang efektif melibatkan keselarasan di antara berbagai tim, departemen, atau unit yang terlibat.
Interdependensi antar bagian harus dipahami dan dielola dengan baik.

5. Fleksibilitas dan Adaptabilitas

Lingkungan bisnis dan organisasi seringkali berubah, dan koordinasi harus mampu beradaptasi dengan perubahan tersebut.
Sistem koordinasi harus fleksibel untuk mengakomodasi dinamika yang mungkin terjadi.

6. Komitmen dan Kepemimpinan yang Kuat

Terdapat komitmen dari semua pihak yang terlibat untuk mencapai tujuan koordinasi.
Kepemimpinan yang kuat diperlukan untuk memberikan arahan, memfasilitasi kolaborasi, dan memotivasi tim.

7. Teknologi dan Sistem Informasi yang Mendukung

Pemanfaatan teknologi dan sistem informasi membantu mengoptimalkan pertukaran informasi dan pemantauan proses koordinasi.
Sistem yang terintegrasi dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi.

8. Evaluasi Berkelanjutan

Proses evaluasi secara teratur diperlukan untuk mengukur keberhasilan dan mengidentifikasi area perbaikan.
Umpan balik dari semua pihak terlibat penting untuk meningkatkan proses koordinasi.

9. Pemecahan Konflik dengan Konstruktif

Kemampuan untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan konflik dengan cara yang konstruktif.
Menggunakan konflik sebagai peluang untuk pembelajaran dan perbaikan.

10. Sinergi Antara Individu dan Kelompok

Menciptakan sinergi antara kontribusi individu dan kekuatan kelompok.
Memotivasi anggota untuk bekerja bersama-sama demi mencapai tujuan bersama.

11. Kontinuitas Perencanaan dan Evaluasi

Perencanaan yang berkelanjutan dan evaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa koordinasi tetap relevan dan efektif seiring waktu.

Memenuhi syarat-syarat ini dapat membantu menciptakan fondasi yang kuat untuk koordinasi yang sukses di berbagai konteks organisasi atau kehidupan sehari-hari.

Dampak Kurangnya Koordinasi

Kurangnya koordinasi dalam sebuah organisasi dapat menimbulkan efek sebagai berikut:

Petugas atau pejabat dari masing-masing unit organisasi saling berselisih tentang wewenang atau bidang pekerjaan yang dianggap berada dalam wilayah tanggung jawab mereka.
Terdapat saling pelemparan tanggung jawab, karena semua orang percaya bahwa otoritas atau area kerja tidak dalam ruang lingkupnya.
Ada keputusan yang ternyata tidak sempurna karena unit organisasi yang bersangkutan (dari tingkat bawahan) tidak memiliki informasi lengkap.
Gejala dapat dilihat bahwa banyak badan khusus atau unit organisasi yang muncul.
Nonstruktural, Misalnya panitia, komisi, tim, satgas, dll. Masing-masing dari mereka berdiri sendiri untuk melaksanakan tugas yang sebenarnya sudah dapat dimasukkan atau diintegrasikan ke dalam struktur organisasi yang sebelumnya sudah ada.

Ruang Lingkup Koordinasi

George R. Terry dalam bukunya “Principles of Management” (1964), menjelaskan ruang lingkup koordinasi:

1. Koordinasi Dalam Individu

Dari sudut pandang manajemen organisasi, koordinasi dalam individu dapat dimasukkan dalam urusan masing-masing individu dan tidak secara langsung berkaitan dengan manajemen organisasi atau perusahaan.

Namun, keahlian masing-masing individu dalam mengatur dan memenuhi tanggung jawab organisasi memengaruhi keberhasilan mereka dalam mencapai tujuan pribadi.

2. Koordinasi Antara Individu Dari Suatu Kelompok

Ini bisa dilihat dari kerja tim dalam suatu organisasi atau dalam permainan olahraga. Tanpa koordinasi yang baik, tim tidak mungkin mencapai tujuannya.

Koordinasi antar individu dalam suatu kelompok berlangsung dengan pembagian tugas dan komunikasi timbal balik untuk menciptakan sinergi. Tidak akan ada tujuan yang menyesatkan melalui koordinasi.

3. Koordinasi Antara Kelompok Pada Suatu Perusahaan

Dalam suatu organisasi atau perusahaan, koordinasi seringkali antar kelompok yang dimaksudkan sebagai departemen / unit.

Interdivisi berkoordinasi untuk menghindari kegiatan atau program yang tumpang tindih. Koordinasi antar unit juga terjadi sebagai penyelarasan langkah-langkah untuk mencapai tujuan.

4. Koordinasi Antara Perusahaan Dan Berbagai Macam Peristiwa Dunia

Diperlukan koordinasi dengan pihak eksternal ketika melakukan manajemen perusahaan. Kegiatan yang dilakukan oleh seluruh organisasi harus dilakukan sesuai dengan lingkungan eksternal.

Lingkungan eksternal yang dimaksud adalah seperti perusahaan lain, termasuk pesaing, peraturan pemerintah, kondisi ekonomi dan politik dan berbagai peristiwa di seluruh dunia.

Demikianlah artikel tentang Pengertian Koordinasi, Manfaat, Jenis, Prinsip, Tujuan dan Ruang Lingkupnya ini semoga bisa memberi manfaat bagi kita semua, Terimakasih.

Baca juga artikel lainnya :