Pengertian Dokumentasi : Fungsi, Tujuan, Jenis dan Ruang Lingkupnya

Pengertian Dokumentasi – Beberapa dari Anda barangkali sudah memahami bahwa dokumentasi ialah segala urusan yang erat kaitannya dengan kegiatan administrasi dalam format catatan, laporan, dokumen, dan lain-lain.

Lantas, apa sih pengertian dokumentasi yang sebenarnya? Dan apa tujuan dari diadakannya dokumentasi? Nah, pada kesempatan kali ini Ruang Pengetahuan akan membicarakan definisi dokumentasi, menyeluruh dengan tujuan, jenis, dan contohnya. Untuk itu, baca terus artikel sampai selesai.

Pengertian Dokumentasi

Pada dasarnya, dokumentasi diambil dari bahasa inggris, yakni documentation. Dilansir dari laman resmi anda oxfordlearnersdicrionaries, ada dua pengertian arsip atau documentation.

Pertama, yakni menyuguhkan informasi atau bukti sah yang bermanfaat untuk catatan. Kedua, sebagai upaya menulis dan mengkategorikan sebuah informasi dalam format tulisan, foto, video, dan lain-lain.

Jadi, dapat ditarik benang merah bahwa definisi dokumentasi merupakan bentuk pekerjaan atau proses sistematis dalam mengerjakan pencarian, pemakaian, penyelidikan, penghimpunan, dan penyediaan dokumen untuk mendapat penerangan pengetahuan, keterangan, serta bukti dan pun menyebarkannya untuk pihak berkepentingan.

Di samping itu, definisi dokumentasi yaitu suatu format kegiatan atau proses dalam menyediakan sekian banyak dokumen dengan memanfaatkan bukti yang akurat menurut pendaftaran dari sekian banyak sumber.

Beberapa pihak terdapat yang memandang bahwa arsip sama dengan format kearsipan dalam perpustakaan, nyatanya jelas berbeda.

Beberapa berpengalaman bahkan menuliskan bahwa definisi dokumentasi ialah penghimpunan dokumen atas sebuah subjek tertentu.

Contohnya, data yang didapatkan dari proses dokumentasi dapat dimanfaatkan untuk mengenalkan perusahaan secara lengkap untuk karyawan baru. Bagi itu, pekerjaan ini mempunyai hubungan yang erat dalam proses administrasi dalam dunia bisnis.

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Agar anda lebih mengetahui apa itu dokumentasi, maka kita bisa merujuk pada pendapat beberapa para ahli berikut ini:

1. Paul Marie Ghislain Otlet

Dalam International Economic Conference 1905, Paul Otlet mengulas pengertian dokumentasi merupakan kegiatan eksklusif yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan pulang serta penyebaran dokumen.

2. Nurhadi Magetsari dkk

Menurut keterangan dari Nurhadi Magetsari dkk, definisi dokumentasi yaitu bahan yang tergolong dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun lokasi informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang mengucapkan informasi berupa fakta.

3. Tung Palan

Berdasarkan keterangan dari Tung Palan, definisi dokumentasi yakni catatan otentik yang dapat diperlihatkan dan dijadikan bukti secara hukum dimana arsip tersebut mengandung data menyeluruh dan nyata.

4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Menurut keterangan dari KBBI, pengertian dokumentasi ialah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pendataan bukti dari penjelasan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.

5. Ensiklopedia Britania

Berdasarkan keterangan dari Ensiklopedia Britania, definisi dokumentasi merupakan pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan memakai alat-alat laksana indeks, inti sari dan esai, di samping dapat pun memakai teknik tradisional agar informasi itu dapat tercapai.

6. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)

Menurut keterangan dari FID makna dokumentasi yaitu aktivitas mengoleksi dan menyebarkan sekian banyak jenis dokumen tentang seluruh lapangan kegiatan manusia.

Fungsi Dokumentasi

Setelah mengetahui pengertian dokumentasi, selanjutnya kita perlu memahami apa fungsinya. Berikut ini ialah fungsi dokumentasi secara umum dan fungsi nya dalam perusahaan.

1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum

  • Menyediakan informasi mengenai isi dokumen untuk pemakai
  • Memberikan perangkat bukti dan data akurat mengenai penjelasan dokumen
  • Melindungi dan menyimpan jasmani serta isi dokumen
  • Menghindari kehancuran terhadap dokumen
  • Mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian semua ilmuwan
  • Mengembangkan koleksi dokumen untuk bangsa dan negara
  • Memberikan garansi keutuhan dan keotentikan infomasi dan data yang terdapat dalam dokumen.

2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan

Dalam perusahaan, ada banyak sekali fungsi dokumentasi, antara lain:

  • Sebagai kenangan perusahaan yang dipakai untuk mengawal instansi
  • Membantu memungut keputusan, mengerjakan perencanaan dan mengerjakan pengawasan
  • Digunakan sebagai perangkat pembuktian
  • Digunakan sebagai rujukan histors
  • Penyedia informasi untuk keuangan, personalia dan hal beda yang besok pasti diperlukan oleh sekian banyak menejemen perusahaan
  • Untuk kebutuhan pendidikan karyawan baru
  • Untuk merawat hubungan perusahaan dengan masyarakat, terlebih klien.

Tujuan Dokumentasi

Dokumentasi memiliki tujuan yang sangat penting dalam berbagai konteks, tergantung pada bidang atau kegiatan tertentu.

Di berbagai industri dan disiplin ilmu, tujuan dokumentasi melibatkan pengarsipan informasi, pemeliharaan catatan, dan penyampaian pengetahuan. Berikut adalah beberapa tujuan umum dari dokumentasi:

1. Referensi dan Penyelidikan:

  • Tujuan: Memberikan referensi yang dapat diakses untuk informasi terkait suatu topik atau proses.
  • Contoh: Manual pengguna, panduan teknis, atau basis pengetahuan yang mendokumentasikan cara melakukan tugas tertentu.

2. Pelacakan Proses dan Kinerja:

  • Tujuan: Memonitor dan mengevaluasi kinerja suatu sistem, prosedur, atau proyek.
  • Contoh: Laporan harian, catatan proyek, atau catatan pemeliharaan yang mencatat perubahan dan perbaikan.

3. Pelatihan dan Pengembangan:

  • Tujuan: Memberikan materi yang dapat digunakan untuk pelatihan dan pengembangan karyawan atau pengguna.
  • Contoh: Modul pelatihan, tutorial, atau materi pembelajaran online.

4. Keamanan dan Kepatuhan:

  • Tujuan: Menyediakan panduan dan kebijakan untuk menjaga keamanan informasi dan mematuhi peraturan atau standar tertentu.
  • Contoh: Kebijakan keamanan informasi, panduan privasi, atau prosedur kepatuhan.

5. Pemeliharaan Sistem dan Perangkat:

  • Tujuan: Memberikan informasi tentang pemeliharaan rutin, pemecahan masalah, dan peningkatan sistem atau perangkat.
  • Contoh: Buku manual perawatan perangkat keras, dokumentasi pembaruan perangkat lunak, atau panduan pemecahan masalah.

6. Audit dan Verifikasi:

  • Tujuan: Memberikan catatan dan bukti untuk proses audit atau verifikasi eksternal.
  • Contoh: Dokumentasi kepatuhan, catatan akuntansi, atau laporan keuangan.

7. Peningkatan Proses dan Efisiensi:

  • Tujuan: Memberikan informasi untuk menganalisis dan meningkatkan proses atau operasi.
  • Contoh: Laporan evaluasi kinerja, dokumentasi perubahan proses, atau catatan perbaikan kontinu.

8. Penelitian dan Pengembangan Produk:

  • Tujuan: Mencatat langkah-langkah dalam proses penelitian dan pengembangan produk.
  • Contoh: Catatan desain, catatan uji coba, atau dokumentasi pengembangan produk.

9. Pelaporan dan Komunikasi:

  • Tujuan: Menyampaikan informasi secara efektif kepada pemangku kepentingan internal atau eksternal.
  • Contoh: Laporan bulanan, dokumen proposal proyek, atau presentasi bisnis.

10. Warisan Pengetahuan:

  • Tujuan: Mewariskan pengetahuan dan pengalaman kepada generasi berikutnya atau anggota tim yang baru.
  • Contoh: Dokumentasi arsitektur sistem, warisan kode, atau catatan pengalaman proyek.

Dengan memahami tujuan dokumentasi, suatu organisasi atau individu dapat memastikan bahwa dokumen yang dihasilkan memberikan nilai tambah dan mendukung efektivitas dalam pelaksanaan tugas dan pencapaian tujuan.

Jenis-jenis Dokumentasi

Secara umum, dokumentasi dapat dipisahkan menjadi sejumlah jenis, di antaranya merupakan:

1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan

  • Dokumen Pribadi; dokumen bersangkutan dengan kepentingan individu. Contohnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
  • Dokumen Niaga; dokumen yang bersangkutan dengan perdagangan atau transaksi jual beli. Contohnya: cek, nota, kuitansi.
  • Dokumen Pemerintah, yakni dokumen berhubungan informasi ketatanegaraan sebuah pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.

2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik

  • Dokumen Literer; dokumen yang ada sebab dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Umumnya dokumen ini terdapat di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, film.
  • Dokumen Korporil; dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen ini terdapat di museum. Contoh: patung, fosil, dan lain-lain.
  • Dokumen Private; dokumen berupa surat/ dokumentasi yang seringkali disimpan dengan sistem kearsipan. Contoh: surat niaga, surat dinas, laporan.

3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya

Dilihat dari sisi fungsinya, jenis dokumentasi dapat dipecah menjadi dua, yaitu:

  • Dokumentasi dinamis, yakni dokumen yang dapat digunakan secara langsung dalam penyelesaian kegiatan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif).
  • Dokumentasi statis, yakni dokumen yang tidak dapat digunakan secara langsung dalam penyelesaian kegiatan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).

4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya

  • Dokumen tekstual; dokumen yang mengandung informasi dalam format tertulis. Contoh: majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain.
  • Dokumen nontekstual; dokumen yang menyajikan informasi dalam format teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.

5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya

  • Dokumen fisik; dokumen yang bersangkutan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain-lain.
  • Dokumen intelektual; dokumen yang diciptakan menurut tujuan, isi subjek, sumber, cara penyebaran, teknik memperoleh, kemurnian dokumen, dan lain-lain.

6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi

  • Dokumen Primer; dokumen yang menyajikan informasi mengenai hasil riset asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi.
  • Dokumen Sekunder; dokumen yang menyajikan informasi tentang literatur primer. Biasanya disebut pun dengan dokumen bibliografi.
  • Dokumen Tersier; dokumen yang menyajikan informasi tentang literatur sekunder. Contoh: buku, teks petunjuk literatur.

Contoh Dokumentasi Dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, dokumentasi ini menjadi urusan yang penting sebab perusahaan dapat melakukan strategi dan analisis menurut data yang valid. Dokumentasi pun berperan sebagai pengukur situasi perusahaan.

Jenis-jenis dokumen bisnis sangat tidak sedikit sekali. Biasanya perusahaan memakai dokumen guna berkomunikasi dan bertransaksi supaya menjangkau persetujuan yang legal. Nah, ada sejumlah jenis dokumen bisnis yang mesti Anda ketahui, antara lain:

1. Email dan Memorandum

Karyawan seringkali menggunakan email untuk berinteraksi, tetapi sebelum media ini populer, mereka sering menggunakan memorandum.

Akan tetapi ternyata memo pun masih digunakan bila ada urusan yang wajib dipertahankan privasinya, terlebih lagi soal filing.

2. Business Letters

Business letters dipakai untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Hal ini dapat meliputi kolega, konsumen, servis, profesional, pemerintah, calon karyawan dan masih tidak sedikit lagi. Jaman sekarang, surat bisnis lebih tidak sedikit dikirim via email sebab lebih efektif.

3. Business Report

Business report formatnya lebih formal dan lebih panjang dengan jangkauan topik laksana data finansial, sales figures, safety compliance, marketing plans dan sejenisnya.

Business report ini pun lebih rinci dengan peningkatan chart,images, graphs, case studies sampai statistik.

Umumnya laporan ini juga diserahkan pada investor laksana laporan penjualan dan perbandingannya.

4. Dokumen Transaksi

Dokumen transaksi dipakai untuk memangkas waktu supaya transaksi bisnis jadi lebih cepat. Biasanya dalam format invoice, surat order dan sebagainya. Tergantung jenis bisnisnya.

5. Dokumen Finansial

Dokumen finansial mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan payrolls, history bank dsb.

Laporan ini dipakai untuk menyaksikan kondisi finansial perusahaan. Apakah pendapatannya dalam sejumlah bulan belakangan surplus atau tidak.

Dari sekian sejumlah jenis dokumentasi, di antara yang sangat penting yakni dokumen perdagangan. Dokumen-dokumen niaga ini dapat mulai kita pelajari pada susunan berikut:

  • Surat/dokumen perkenalan.
  • Surat/dokumen susunan harga.
  • Surat/dokumen penawaran.
  • Surat/dokumen pesanan.
  • Surat/dokumen invoice (tagihan).
  • Surat/dokumen ekspedisi barang.
  • Rekening dan Faktur.
  • Surat/dokumen pengaduan.
  • Surat/dokumen mengandung tuntutan beserta penyelesaiannya.
  • Surat/dokumen gugatan.
  • Surat/dokumen memo kredit.
  • Surat/dokumen pengusulan kredit.
  • Surat/dokumen perjanjian.
  • Surat/dokumen rekomendasi.
  • Surat/dokumen keputusan.

Proses dokumentasi adalah hal yang sangat remeh dan memakan waktu. Oleh karena itu, saat bisnis baru dimulai, membina sistem administrasi dan arsip yang tepat mesti segera dilakukan.

Ruang Lingkup Dokumentasi

Berikut ini ruang lingkup arsip yaitu:

1. Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer mencakup bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan pekerjaan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan buku lainnya yang dibentuk menurut keterangan dari sistem tertentu supaya pengunjung lebih mudah menggali bahan yang diharapkan serta diperlukan.

2. Dokumentasi Korporil

Dokimentasi korporil mencakup bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan pekerjaan mencari, mengoleksi tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang dibentuk menurut sistem tertentu.

3. Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat mencakup bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan pekerjaan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang bermanfaat dan ditabung menurut keterangan dari sistem tertentu supaya bila dibutuhkan mudah ditemukan.

Demikianlah penjelasan tentang Dokumentasi dari RuangPengetahuan.Co.Id semoga bermanfaat dan menambah wawasan kalian, sampai jumpa.