Pengertian Administrasi Perkantoran : Fungsi dan Tujuannya

Pengertian Administrasi Perkantoran – Jurusan Administrasi Perkantoran menjadi di antara jurusan incaran calon mahasiswa baru, baik pada Program Vokasi (D3) maupun Sarjana (S1). But did you know, Sobat? Administrasi Perkantoran pun adalah salah satu opsi jurusan di SMK.

Jenjang manapun yang menjadi pilihanmu, Jurusan Administrasi Perkantoran tersebut terkenal dengan prospek kerjanya yang bejibun, lho! Jadi pengen kenal jurusan ini, kan? simak artikelnya dibawah ini.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Pengertian Administrasi Perkantoran merupakan serangkaian kegiatan rutin di dalam sebuah organisasi yang bersangkutan dengan pengelolaan data dan informasi untuk menjangkau tujuan organisasi itu secara sistematik.

Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yakni Ad yang dengan kata lain intensif dan ministrare atau dalam bahasa Indonesia berarti membantu, melayani, atau memenuhi.

Definisi administrasi perkantoran dalam makna sempit ialah semua pekerjaan teknis dan punya peranan pokok dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, menyajikan laporan pada direksi, serta berperan dalam membuat organisasi perusahaan yang lebih efektif.

Sedangkan dalam makna luas, administrasi perkantoran dapat ditafsirkan sebagai kegiatan perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, serta mengawasi sekian banyak pekerjaan yang bersangkutan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib.

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Agar lebih mengetahui apa makna administrasi perkantoran, maka kita bisa merujuk pada pendapat sejumlah ahli. Berikut ini ialah definisi administrasi perkantoran menurut keterangan dari para ahli:

1. George Terry

Menurut keterangan dari George Terry definisi administrasi perkantoran merupakan suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian kegiatan pada suatu perkantoran serta menjadi penggerak untuk mereka yang menjalankannya supaya tujuan yang telah diputuskan dapat tercapai.

2. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Berdasarkan keterangan dari Edwin Robinson dan William Leffingwell definisi Administrasi perkantoran yaitu turunan dari ilmu dan seni manajemen yang sehubungan dengan operasional tugas kantor secara tepat.

3. Suparjati

Menurut keterangan dari Suparjati pengertian Administrasi perkantoran yakni suatu proses kerja sama dalam lingkup kantor untuk menjangkau tujuan yang sudah disepakati bareng dengan melakukan faedah manajemen.

4. Arthur Granger

Berdasarkan keterangan dari Arthur Granger, administrasi perkantoran bermanfaat untuk mengemban komunikasi kegiatan kantor dengan tepat dan tata pelayanan pekerjaan dokumentasi.

5. William Spriegel dan Ernest Daview

Menurut keterangan dari William Spriegel dan Ernest Daview, definisi administrasi perkantoran ialah pemberian yang tertuju pada semua pekerjaan operasional laksana transportasi, manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan marketing.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum terdapat lima fungsi administrasi perkantoran dalam kaitanya dengan operasional sebuah organisasi. Berikut ini ialah uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut:

Fungsi Rutin, merupakan fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal merangkum pengarsipan dan penggandaan.
Fungsi Teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, serta kemampuan perkantoran yang mumpuni.
Fungsi Analis, yakni fungsi administrasi yang membutuhkan cara beranggapan kritis dan kreatif serta keterampilan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
Fungsi Interpersonal, ialah fungsi administrasi yang membutuhkan analisis dan evaluasi sebagai dasar dalam menyimpulkan sesuatu serta kemampuan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
Fungsi Manajerial, merupakan fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, menyerahkan motivasi.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Seperti yang dilafalkan pada definisi administrasi perkantoran di atas, secara umum tujuan dari proses manajemen perkantoran ini ialah agar perusahaan dapat terjangkau secara efektif dan tepat guna serta mengisi syarat dari segi teknis, ekonomi, dan psikologis.

Teknis: memiliki manfaat dan daya guna.
Ekonomis: harganya layak atau cocok dengan yang seharusnya.
Psikologis: menyerahkan kepuasan.

Berikut ini ialah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap:

Menyediakan data dan informasi secara lengkap untuk pihak-pihak yang memerlukan untuk pengamalan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
Melakukan pengawasan kegiatan kantor dan administrasi supaya dapat meyakinkan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta formalitas yang tepat.
Menerapkan kepandaian perusahaan atau departemen dan menyerahkan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
Berdiskusi dengan karyawan tentang prestasi kerja guna mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk menuntaskan masalah tersebut.
Memberikan pelatihan atau perintah kerja untuk pegawai.
Melakukan verifikasi, pemantauan, serta penilaian kerja dengan menciptakan laporan bersangkutan pekerjaan produksi, pengiriman, dan penggajian.
Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara sampai memilih pegawai.
Menafsirkan dan mengomunikasikan semua formalitas kerja dan kepandaian perusahaan untuk para pegawai.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Seorang administrator bertanggungjawab didalam perencanaan kerja untuk pegawai, pemantauan pegawai, dan juga meminta pengadaan sarana serta prasarana yang dibutuhkan atau pun perbaikan perlengkapan kantor yang telah ada.

Dibawah ini adalah Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran penjelasannya dibawah ini :

1. Aktivitas Kantor

Adapun beberapa kegiatan kantor yang tergolong di dalam ruang lingkup administrasi perkantoran diantaranya sebagai berikut:

Perencanaan Perkantoran (office planning)
Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengarahan Perkantoran (office actuating)
Pengawasan Perkantoran (office controlling).

2. Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran

Adapun sejumlah sarana atau kemudahan yang tergolong di dalam ruang lingkup administrasi perkantoran sebagai berikut:

Lokasi kantor
Gedung
Peralatan
Interior
Mesin-Mesin Kantor.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Berikut merupakan karakteristik dari administrasi perkantoran yang perlu anda pahami.

1. Bersifat Pelayanan

Pekerjaan kantor mempunyai sifat pelayanan karena bermanfaat membantu kegiatan lain(pekerjaan utama/ pokok) supaya pekerjaan itu dapat berlangsung dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor dilaksanakan untuk menolong orang-orang beda dalam pekerjaannya secara lebih efektif.

Bersifat pelayanan yakni tata usaha melayani pengamalan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk menjangkau tujuan dari sebuah organisasi.

Seperti diterangkan diatas, bahwa kegiatan kantor ialah melayani pelaksana kegiatan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian destinasi organisasi.

Contoh :

Tenaga penjualan terbantu dengan kegiatan administrasi penjualannya.
Bagian permodalan terbantu dalam merawat bukti tertulis mengenai status keuangan perusahaan.
Bagian buatan terbantu untuk membetulkan pelayanan dan menilai biaya-biaya yang lebih rendah.
Petugas perpustakaan mengerjakan pencatatan murid yang meminjam bukudi perpustakaan.
Teller bank, mendata orang yang menyimpan uang di bank.

2. Bersifat Terbuka dan Luas

Artinya kegiatan kantor dapat dilaksanakan di mana saja dalam sebuah organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja namun dapat pula dilaksanakan di luar kantor (diluar gedung) sekalipun. Administrasi perkantoran dibutuhkan dimana-mana dan dilakukan dalam semua organisasi.

Contoh :

Seorang petugas sensus penduduk mengerjakan pekerjaan kantor ketika ia mengerjakan pendataan dengan mengunjungi rumah-rumah.
Petugas listrik mengerjakan pencatatan meteran listrik ke rumah-rumah.
Petugas pemeriksa karcis kereta api mengerjakan pemeriksaan karcis keda penumpang.
Petugas PDAM mengerjakan pencatatan meteran air ke rumah-rumah.

3. Dilaksanakan oleh seluruh pihak dalam organisasi

Artinya kegiatan kantor dapat dilaksanakan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang sangat tinggi hingga karyawan yang sangat bawah sekalipun.

Sebagai dampak perembetan kegiatan kantor ke segenap unsur organisasi, maka pekerjaan tersebut akan dilaksanakan oleh seluruh orang yang terdapat dalam organisasi tersebut.

Meskipun kegiatan kantor bisa menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya unsur tata usaha), akan namun pekerjaan tersebut akan menjadi monopoli kumpulan pegawai tersebut.

Pekerjaan kantor akan dilaksanakan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengolah kedudukannya) hingga pegawai terendah.

Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain guna menghimpun data atau penjelasan yang dibutuhkan atau usahakan menerima telepon dari kantor lain.

Seorang mandor pabrik menulis para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa meminimalisir tugas pokoknya sebagai mandor.

Seorang pegawai rendah, di samping bertugas mencuci kantor tidak jarang pula mendapat kegiatan mengantar surat dan mengisi kitab ekspedisi.

Contoh :

Seorang manajer, tugasnya ialah menggerakkan karyawan guna bekerja sebaik mungkin, tetapi manajer pun melakukan kegiatan kantor untuk menolong tugasnya dalam me-manage bawahannya, laksana menyimpan dokumen sendiri, mengerjakan panggilan telepon sendiri untuk relasi.
Pengisian jurnal kelas, dapat dilaksanakan oleh murid lain di samping sekretaris kelas.
Seorang kurir, dalam mengucapkan surat untuk orang beda ia akan mengerjakan pencatatan dan meminta bukti penerimaan surat untuk pihakyang dituju.

Asas-asas Administrasi Perkantoran

1. Asas Perencanaan

Semua kegiatan kantor mesti direncanakan terlebih dahulu demi menjangkau tujuan tertentu. Misalnya, seluruh surat yang diciptakan atau diarsip mestilah jelas maksud dan manfaatnya.

Kalau tidak, berarti surat atau dokumentasi tersebut tidak diperlukan. Perencanaan pun berarti bahwa setiap formalitas harus ditata dan ditentukan sebelumnya, bukannya tidak dipedulikan tumbuh atau jalan dengan sendirinya.

Agar perencanaan dapat berlangsung dengan baik, usahakan diputuskan semacam pedoman untuk tiap jenis pekerjaan.

2. Asas Penyederhanaan

Semua kegiatan kantor mesti diupayakan supaya dapat dijalankan dengan teknik sesederhana dan semudah mungkin. Tata teknik yang rumit hendaknya dihindarkan bila memang bisa dicarikan pilihan yang lebih mudah.

Penyederhanaan pun berarti sedapat barangkali menghindarkan penggandaan dokumentasi yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.

3. Asas Penghematan

Semua kegiatan kantor mesti diupayakan supaya dapat dijalankan dengan teknik sehemat mungkin, yakni teknik yang paling gampang (menghemat pikiran), yang sangat ringan (menghemat gerak dan tenaga), yang sangat cepat (menghemat waktu), yang sangat dekat (menghemat ruang), yang sangat murah (menghemat biaya).

4. Asas Penghapusan

Semua kegiatan yang tidak butuh atau tidak bersangkutan dengan hasil kerja yang ingin dijangkau harus dihapus atau dihilangkan.

Misalnya, bila ada dua orang ditugaskan merawat arsip, sementara jumlah dokumentasi tidak tidak sedikit sehingga sebetulnya dapat diurus oleh satu petugas saja, maka di antara petugas mesti ditiadakan atau diberi tugas beda yang lebih diperlukan.

Contoh lain, bila semua kegiatan surat menyurat sudah dapat dilaksanakan dengan menggunakan komputer dan printer, maka mesin tik yang terdapat di kantor tidak lagi bermanfaat sehingga dapat dijual saja.

5. Asas Penggabungan

Semua kegiatan yang memiliki persamaan atau sehubungan erat hendaknya digabung atau didekatkan.

Misalnya, kegiatan menagih piutang dan kegiatan mengirim surat dibebankan pada satu orang petugas, atau guna pencetakan dari lima pesawat komputer lumayan disediakan satu buah printer saja.

Pekerjaan Kantor Administrasi Perkantoran

Di masyarakat luas kegiatan kantor seringkali juga dinamakan sebagai tatausaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang dibutuhkan dalam masing-masing organisasi.

Jadi, tatausaha menurut keterangan dari intinya ialah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:

Menghimpun : Merupakan kegiatan-kegiatan menggali dan mengusahakan tersediannya segala penjelasan yang awalnya belum terdapat atau berserakan dimana-mana sampai-sampai siap guna dipergunakan bila mana diperlukan.
Mencatat : Merupakan pekerjaan membubuhkan dengan sekian banyak peralatan tulis keterangan-keterangan yang dibutuhkan sehingga berupa artikel yang bisa dibaca, dikirim, dan disimpan.
Mengolah : Merupakan macam-macam pekerjaan dengan menggarap keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam format yang lebih berguna.
Menggandakan : Merupakan pekerjaan memperbanyak dengan sekian banyak cara dan alat sejumlah jumlah yang diperlukan.
Mengirim : Merupakan pekerjaan menyampaikan dengan sekian banyak cara dan perangkat dari satu pihak untuk pihak lainnya
Menyimpan : Merupakan pekerjaan menaruh dengan sekian banyak cara dan perangkat ditempat tertentu yang aman.

Demikianlah penjelasan tentang Administrasi Perkantoran dari RuangPengetahuan.Co.Id semoga bermanfaat dan menambah wawasan kalian, sampai jumpa.

Baca juga artikel lainnya :