Pengertian Surat

Posted on

Pengertian Surat – Dalam kehidupan sehari-hari, kita selalu melihat seseorang memakai alat komunikasi guna dapat berhubungan dengan seseorang yang dikehendakinya. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan informasi dari tahun ke tahun merasakan peningkatan yang lumayan signifikan di lingkungan masyarakat indonesia.

Orang-orang dulu tidak secanggih dengan orang-orang di jaman sekarang. Apabila kita meneliti secara detail, ada sejumlah perbedaan yang memisahkan antara orang-orang jaman dahulu dan jaman sekarang. Salah satu diantaranya dalam perbedaan teknik berkomunikasi dengan sesama atau dengan kerabat kita.

Dahulu paling sulit anda berkomunikasi dengan kerabat anda yang jauh disana namun jaman kini kalaupun kerabat kita paling jauh, anda tetap dapat berkomunikasi dengan mudahnya yakni kita memakai salah satu misal alat komukasi yakni telfon genggam, gadget yang satu ini paling menonjol di jaman kini di bandingkan dengan gadget-gadget yang lain.

Coba anda liat di jaman dahulu , orang-orang melulu mengandalkan selembar kertas guna biasa berkomunikasi dengan kerabatnya yang berada jauh disana yakni dengan salah diantaranya memakai surat menyurat walaupun masih tidak banyak orang yang mempergunakan surat guna dapat berkomunikasi dengan semua kerabatnya yang jauh disana namun surat adalah suatu perangkat komunikasi yang terdapat di jaman dahulu.

Pengertian Surat

Surat ialah suatu sarana komunikasi tertulis untuk mengucapkan informasi, pernyataan, atau pesan untuk pihak beda yang memiliki keperluan pekerjaan dengan format tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pertnyataan, atau pesan yang diinginkan informasi tersebut akan tersampaikan untuk pihak yang dituju oleh pengarang surat.

Apabila ditinjau dari sifatnya, surat ialah jenis karangan paparan, karena pengirim surat menyampaikan maksud dan tujuannya, menyatakan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melewati surat. Berbeda halnya andai ditinjau dari wujud penuturannya, surat adalah percakapan tertulis, dari seseorang untuk seseorang lainnya, dari seseorang untuk lembaga, dari lembaga untuk seseorang, atau dari lembaga ke lembaga lainnya.

Surat ialah suatu sarana komunikasi yang dipakai untuk mengucapkan informasi tertulis oleh sebuah pihak untuk pihak lain. Informasi yang dikatakan itu bisa berupa pemberitahuan, peryataan, perintah, permintaan, atau laporan.

Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tersebut disebut surat-menyurat atau korespondensi. Dengan kata lain, surat-menyurat tersebut adalah salah satu pekerjaan berbahasa yang dilaksanakan dalam komunikasi tertulis.

Pengertian Surat Menurut Para Ahli

Agar lebih mengetahui apa makna surat, maka kita dapat merujuk untuk pendapat sejumlah ahli. Berikut ini ialah definisi surat menurut keterangan dari para ahli:

1. S. Hidajat

Berdasarkan keterangan dari S. Hidajat definisi surat ialah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan sebuah pernyataan, berita, atau sesuatu yang berkeinginan orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.

2. Prajudi Atmosudirdjo

Berdasarkan keterangan dari Prajudi Atmosudirdjo definisi surat ialah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi pengarang atau atas nama kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.

3. Diana Nababan

Berdasarkan keterangan dari Diana Nababan, makna surat ialah suatu perangkat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat mesti disajikan dengan baik sebab surat secara tidak langsung memberikan cerminan tentang individu pengirimnya.

4. Djoko Purwanto

Berdasarkan keterangan dari Djoko Purwanto, definisi surat ialah sarana komunikasi yang dipakai untuk mengucapkan informasi tertulis oleh sebuah pihak untuk pihak beda baik yang sehubungan dengan pekerjaan bisnis maupun non bisnis.

5. W.J.S Poerwadarminta

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, menurut keterangan dari W.J.S Poerwadarminta definisi surat ialah kertas yang bertuliskan atau perangkat untuk mengucapkan suatu maksud secara tertulis.

6. Sugeng Rusmiwari

Berdasarkan keterangan dari Sugeng Rusmiwari makna surat ialah alat komunikasi yang memakai bahasa artikel dalam kertas yang paling erat kaitannya dengan kegiatan manusia.

7. J. Wajong

Berdasarkan keterangan dari J. Wajong definisi surat ialah pernyataan atau perkataan tertulis terhadap satu atau sejumlah orang yang tidak hadir.

8. Darji

Berdasarkan keterangan dari Darji definisi surat ialah suatu sarana untuk mengucapkan informasi atau pengakuan secara tertulis untuk pihak beda baik atas nama sendiri ataupun jabatannya dalam organisasi.

9. Iis Sopyan

Berdasarkan keterangan dari Iis Sopyan pengertian surat ialah suatu model komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling menyerahkan informasi atau mempertukarkan ide.

Baca juga: Visi dan Misi : Pengertian, Tujuan, Perbedaan, Manfaat dan Contohnya

Fungsi Surat

Sesuai dengan pengertian surat di atas, faedah surat secara umum ialah sebagai perangkat komunikasi dalam format tertulis. Berikut ini ialah beberapa faedah surat:

  • Sebagai sarana komunikasi untuk mengucapkan pemberitahuan, permohonan/ permintaan, perintah, pernyataan, laporan, dan lain-lain
  • Sebagai perangkat bukti tertulis yang mempunyai kekuatan hukum
  • Sebagai perangkat untuk menolong mengingat sebuah kegiatan
  • Sebagai daftar atau arsip historis guna keperluan pekerjaan lain
  • Sebagai alat guna mewakili individu atau lembaga pembuat surat yang mengucapkan pesan, informasi, atau misi, yang ingin dikatakan pada penerima.

Jenis-jenis Surat

Surat dapat dipecah dalam sejumlah jenis menurut tujuan, sifat, wujud, dan kriteria lainnya. Agar mempermudah kita memahami jenis surat, inilah macam-macam surat tersebut:

1. Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya

  • Surat pemberitahuan, seringkali berisi pengumuman kepada tidak sedikit pihak yang adalah bagian dari sebuah instansi
  • Surat perintah, surat yang diserahkan kepada pihak tertentu supaya melakukan sesuatu yang tercantum dalam surat tersebut
  • Surat permintaan, surat yang isinya meminta informasi lebih detail tentang barang atau jasa yang ditawarkan
  • Surat peringatan, surat ini bertujuan guna mengingatkan kekeliruan seseorang di sebuah instansi
  • Surat panggilan, bertujuan guna memanggil pihak beda baik secara personal maupun organisasi
  • Surat Susulan, adalah penegasan dari surat yang pernah dikirim sebelumnya
  • Surat keputusan, surat yang mengandung keputusan yang dipungut oleh sebuah organisasi atas dasar pertimbangan
  • Surat laporan, surat yang mengandung laporan kerja untuk orang lain
  • Surat penawaran, lazimnya surat ini bersangkutan dengan jual-beli barang atau jasa yang isinya tentang penawaran spesifikasi dan harga.

2. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

  • Kartu pos, surat yang isinya ditulis pada secarik kertas dan dikirim melewati pos. Biasanya berukuran 10×15 cm
  • Warkat pos, surat tertutup yang diciptakan dari sehelai kertas cetakan dan bisa dilipat laksana amplop
  • Surat bersampul, surat yang diciptakan dalam sejumlah helaian kertas terpisah dimana guna mengirimnya mesti memakai amplop
  • Memorandum dan Nota, surat yang dipakai untuk kebutuhan internal sebuah organisasi yang bertujuan guna memberi/ meminta informasi antar pejabat kantor
  • Telegram, pesan singkat yang dikirim dari jarak jauh dalam masa-masa cepat dengan pertolongan pesawat telegram.

3. Jenis Surat Berdasarkan keterangan dari Sifat Isi dan Asalnya

  • Surat dinas, dipakai untuk kepentingan tugas dinas oleh instansi-instansi tertentu, baik instansi sipil maupun militer
  • Surat Niaga/ Bisnis, surat yang digunakan untuk kebutuhan bisnis oleh lembaga-lembaga usaha
  • Surat Pribadi, surat yang sifatnya individu yang diantarkan kepada orang beda atau petugas lembaga.

4. Jenis Surat Berdasarkan keterangan dari Jumlah Penerima

  • Surat Biasa, lazimnya ditujukan untuk satu orang atau petugas suatu lembaga
  • Surat edaran, ditujukan kepada tidak sedikit orang atau tidak sedikit lembaga, bahkan untuk seluruh masyarakat
  • Surat pengumuman, lazimnya ditujukan untuk sekelompok orang atau lembaga.

5. Jenis Surat Berdasarkan keterangan dari Kerahasiaannya

  • Surat biasa, surat yang isinya tidak ada hal-hal yang butuh dirahasiakan
  • Surat rahasia, surat yang isinya melulu boleh diketahui oleh orang tertentu yang berkepentingan saja
  • Surat paling rahasia, surat yang kerahasiaan isinya dipertahankan sangat ketat supaya tidak diketahui oleh orang lain.

6. Jenis Surat Berdasarkan Jangkauannya

  • Surat Internal, surat yang asalnya dari dalam sebuah kantor/ perusahaan dan ditujukan ke divisi beda di perusahaan yang sama
  • Surat Eksternal, surat yang asalnya dari luar kantor/ perusahaan yang masuk melewati pengiriman pos surat.

Baca juga: Bola Voli : Pengertian, Sejarah, Aturan, Ukuran dan Tekniknya

Tujuan Pembuatan Surat

Surat menyurat ialah kegiatan yang bermanfaat untuk mengerjakan hubungan atau komunikasi antara pihak satu dengan pihak beda dengan teknik saling mengirim surat. Apabila surat tidak menemukan balasan atau tanggapan maka dapat dikatakan tersebut bukan pekerjaan surat menyurat.

Adapun tujuan menciptakan surat yakni sebagai berikut:

  • Menyampaikan informasi dan keterangan untuk pihak-pihak lain
  • Memperoleh dan memungut informasi, keterangan, tanggapan, dan balasan yang dikemukakan
  • Melancarkan jalannya informasi sampai-sampai informasi yang diterima tersebut jelas dan tidak terjadi salah paham.

Syarat-syarat Surat yang Baik

Surat yang baik mestilah mengisi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut.

1. Pertama, surat mesti dibentuk dengan kiat penyusunan surat yang benar.

  • Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat cocok dengan aturan atau pedoman yang sudah ditentukan
  • Pengertian yang betul, jelas, bersih, dan rapi
  • Pemakaian kertas yang cocok dengan
  • Ukuran : Kuarto berukuran 21 x 29 cm
  • Jenis : HVS untuk eksemplar asli (usahakan kertas Onion) dan kertas tembus (doorslag) guna tembusan
  • Warna : Putih HVS untuk eksemplar asli, kuning kertas tembus guna perbal, biru muda kertas tembus guna tembusan intern, dan merah muda HVS guna surat rahasia.

2. Kedua, isi surat mesti ditetapkan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.

Hal tersebut menguntungkan kedua pihak, yakni :

  • penerima dapat mengetahui isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu; dan
  • pengirim mendapat jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.

3. Ketiga, bahasa yang dipakai haruslah bahasa yang benar/ baku cocok dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai ejaan, pemilihan kata, format kata, maupun kalimatnya. Di samping itu, bahasa surat mestilah efektif. Bagi itu, bahasa surat mestilah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.

Sedapat barangkali dihindari pemakaian ucapan-ucapan asing yang telah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga mesti dihindari gaya yang keasing-asingan atau kedaerah-daerahan. Disamping ketiga kriteria diatas, terdapat hal urgen lainnya yang perlu diacuhkan sehubungan dengan merangkai surat yang baik, yaitu:

  • memahami status masalah yang dikemukakan
  • memahami peraturan-peraturan yang sehubungan dengan masalah itu
  • mengetahui posisi dan bidang tugasnya; dan
  • hal-hal lainnya yang sehubungan dengan ketatausahaan.

Baca juga: Hipotesis : Pengertian, Konsep, Fungsi, Manfaat, Syarat dan Pengujiannya

Bentuk-bentuk Surat

Berikut ini terdapat sejumlah bentuk-bentuk surat, antara lain:

1. Bentuk Setengah Lurus

Surat yang berbentuk separuh lurus di bentuk dengan aturan, seluruh bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas unsur surat di ketik dengan menambahkan jarak 5 ketukan dan masing-masing paragraf baru dibuka pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan lainnya berjarak 1 spasi.

2. Bentuk Lurus

Bentuk lurus pada dasarnya nyaris sama dengan format lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama cerah dan NIP, salam penutup.

3. Bentuk Lekuk dan Gerigi

Bentuk lekuk dan gerigi (Indented Style) yaitu masing-masing paragraf diketik agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak butuh berjarak.

4. Bentuk Resmi Indonesia Lama

Bentuk resmi Indonesia lama yakni penulisan alamat surat diketik sebelah kanan dibawah tanggal surat.

5. Bentuk Resmi Indonesia Baru

Bentuk resmi Indonesia baru adalah variasi format setengah lurus dan format resmi Indonesia, bedanya dengan format setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.

Demikianlah penjelasan tentang Surat menurut RuangPengetahuan.Co.Id semoga bermanfaat dan menambah wawasan kalian, sampai jumpa..