Pengertian Standar Operasional Prosedur – Dalam dunia bisnis dan kerja, Anda tentu sudah akrab dengan istilah SOP atau standar operasional prosedur. Sesuai namanya, SOP mengandung tentang formalitas atau tahapan kegiatan yang mesti dilaksanakan sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
Secara umum, destinasi SOP yaitu untuk memastikan setiap unit kerja menjalankan kegiatan dengan tepat, cepat, efektif dan efiesien dan terhindar dari kesalahan. SOP umumnya diciptakan dalam format teks dokumen, blok linera dan pun diagram alir (dfd).
Pengertian Standar Operasional Prosedur
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan sistem yang dibentuk untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan kegiatan tersebut. SOP muncul dalam format dokumen yang sehubungan dengan formalitas yang dilaksanakan secara kronologis untuk menolong menyelesaikan kegiatan untuk mendapat hasil kerja efektif dari pekerja dengan ongkos serendah-rendahnya.
SOP atau Standar Operasional Prosedur yang terstandarisasi dan eksplisit ialah aspek urgen dari masing-masing sistem kualitas yang bakal menghadirkan keterampilan untuk bekerja secara selaras dan cocok standar yang ada.
SOP yang diciptakan dengan benar akanmeyakinkan kita dan kesebelasan Anda beroperasi dalam proses yang formal dan terkoordinasi, ini tidak melulu meningkatkan produktivitas tetapi meminimalisir risiko kesalahan.
Sementara masing-masing orang mungkin hendak melakukan urusan yang benar, tidak jarang kali versi seluruh orang mengenai hal yang benar tersebut mungkin agak berbeda. Ini berarti bakal menimbukan hasil akhir yang ingin bervariasi cocok dengan siapa yang mengerjakan tugas tersebut dan persepsi “kebenaran” menurut keterangan dari mereka secara individu.
Jika asa di organisasi Anda ialah bahwa masing-masing orang mesti mengekor aturan yang sama, maka Anda mesti menyatakan apa aturan itu. Cara terbaik untuk mengerjakan ini ialah mendokumentasikannya melewati SOP yang benar.
Pengertian Standar Operasional Prosedur Menurut Para Ahli
Berikut merupakan definisi SOP menurut beberapa para ahli:
1. Sailendra (2015:11)
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah panduan yang dipakai untuk meyakinkan pekerjaan operasional organisasi atau perusahaan berlangsung dengan lancar.
2. Moekijat (2008)
Standar Operasional Prosedur (SOP) ialah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana kegiatan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, apabila melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
3. Tjipto Atmoko (2011)
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk mengemban tugas kegiatan sesuai dengan faedah dan alat evaluasi kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, menurut indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural cocok tata kerja, formalitas kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
4. Insani (2010:1)
SOP yaitu dokumen yang mengandung serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai sekian banyak proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi teknik melakukan pekerjaan, masa-masa pelaksanaan, lokasi penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.
Baca juga: Pengertian Perencanaan
Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)
Berdasarkan keterangan dari penjelasan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat SOP secara umum merupakan:
- Sebagai standarisasi teknik yang dilaksanakan pegawai dalam menuntaskan pekerjaan khusus, mengurangi kekeliruan dan kelalaian.
- SOP menolong staf menjadi lebih berdikari dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sampai-sampai akan meminimalisir keterlibatan pimpinan dalam pengamalan proses sehari-hari.
- Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab eksklusif dalam mengemban tugas.
- Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan menyerahkan pegawai. teknik konkret untuk membetulkan kinerja serta menolong mengevaluasi usaha yang sudah dilakukan.
- Menciptakan bahan-bahan training yang dapat menolong pegawai baru guna cepat mengerjakan tugasnya.
- Menunjukkan kinerja bahwa organisasi tepat guna dan dikelola dengan baik.
- Menyediakan pedoman untuk setiap pegawai di unit pelayanan dalam mengemban pemberian pelayanan sehari-hari.
- Menghindari tumpang tindih pengamalan tugas pemberian pelayanan.
- Membantu pencarian terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam menyerahkan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berlangsung dalam sekian banyak situasi.
Cara Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP)
Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 dilafalkan bahwa penciptaan SOP mesti mengisi prinsip-prinsip antara lain ialah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, ukuran, keselarasan, berorientasi untuk pemakai, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum. Ada cara-cara yang dapat digunakan untuk membuat SOP tanpa terlepas dari ajakan PERMENPAN. Apa sajakah?
1. Membuat Susunan Kerja
Mintalah pada semua manajer atau kepala unsur dalam perusahaan Anda supaya berbicara dengan bawahannya guna menilai hal-hal apa yang mesti dibicarakan dalam SOP.
2. Merencanakan Alur Proses
Dengan teknik menilai format, menyetujui bentuk dan menciptakan template, memutuskan alur proses, menilai bagaimana SOP itu akan diakses.
3. Melakukan Wawancara
Melakukan wawancara terhadap karyawan untuk memahami apa saja kegiatan harian mereka dalam kegiatan dan bagaimana mereka bekerja.
4. Tulis, Bahas & Sosialisasikan
Setelah mengerjakan wawancara dan mengecek dokumen tata seperti kerja, maka perusahaan mulai dapat menulis SOP, membicarakan kembali dengan pihak-pihak berhubungan dan menyaksikan apakah masih terdapat kesenjangan ketentuan antara pihak pegawai dan perusahaan. Apabila telah ada kesepakatan maka sudah dapat mulai disosialisasikan.
5. Pelatihan
Setelah disepakati dan disosialisasikan, maka perlu diselenggarakan pelatihan supaya SOP dapat berjalan dengan baik dan benar cocok apa yang diharapkan.
6. Evaluasi
Setidaknya dalam jangka waktu satu tahun sekali, pihak perusahaan mesti mengadakan penilaian terhadap relevansi berjalannya SOP. Apakah ada urusan yang mesti diperbanyak atau dihilangkan.
Baca juga: Pengertian Indikator
Fungsi Standar Operasional Prosedur (SOP)
Fungsi SOP ialah sebagai pedoman kerja, sebagai dasar hukum, sebagai informasi hambatan kerja dan tolak ukur kedisiplinan. Berikut penjabaran selengkapnya :
1. Pedoman Kerja
Fungsi utama SOP ialah sebagai pedoman untuk mempermudah pelaksanaan kerja. SOP yang berisi langkah dan urutan suatu kegiatan akan membimbing para pegawai dalam menuntaskan tugasnya.
Dengan adanya SOP, kinerja pegawai dapat lebih terarah dan optimal. Pegawai bakal tahu apa saja yang mesti digarap dan urusan mana yang jangan dilakukan. Dengan demikian, destinasi organisasi/perusahaan dapat lebih gampang tercapai.
2. Dasar Hukum
Hal-hal yang terjadi di luar standar operasional formalitas akan dinilai sebagai suatu kekeliruan atau pelanggaran. Sebaliknya, andai ada suatu kekeliruan padahal pegawai sudah mengerjakan pekerjaan cocok sop maka tersebut akan menjadi pertimbangan hukum tertentu yang meringankan.
3. Informasi Hambatan Kerja
SOP tidak melulu mengandung tentang formalitas kerja, tapi pun soal bisa jadi hambatan dan tantangan yang dapat saja dihadapi oleh semua pegawai. Informasi laksana ini sangat urgen sehingga pegawai dan perusahaan dapat menilai tahapan preventif yang mesti dilakukan.
4. Pengontrol Disiplin Kerja
Secara keseluruhan, SOP berisi sebanyak aturan yang mesti dipatuhi oleh semua pekerja. Ditambah dengan adanya konsekuensi berupa sanksi, SOP secara otomatis menciptakan semua pegawai lebih disiplin dalam menjalankan pekerjaannya.
Prinsip Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
SOP tidak diciptakan secara sembarangan. Ada sejumlah prinsip yang mesti dipenuhi supaya SOP bisa bermanfaat secara maksimal.
1. Jelas dan Mudah
Mengingat SOP bakal dijadikan pedoman, maka standar operasional formalitas harus jelas, gampang dipahami, serta mudah diterapkan, baik oleh pemimpin maupun pegawai yang terdapat di perusahaan tersebut.
SOP usahakan diulas dengan kalimat serta keterangan yang simpel dan tidak berbelit-belit. Hal ini bermanfaat untuk mnghindari adanya salah paham dalam menafsirkan informasi dan aturan dalam SOP.
2. Efektif dan Efisien
SOP diciptakan dengan mementingkan efisiensi dan efektivitas kerja. Prosedur kegiatan yang dilaksanakan usahakan diciptakan sesingkat barangkali untuk efisiensi waktu, tenaga, serta biaya. Akan tetapi, efisiensi yang diterapkan mesti selaras dengan prinsip efektivitas.
Walau formalitas operasional kerja diciptakan seefisien mungkin, target perusahaan mesti tetap diutamakan. Secara sederhana, SOP wajib diciptakan dengan destinasi memanfaatkan sumber daya yang tidak banyak untuk menemukan hasil yang maksimal.
3. Adanya Keselarasan
SOP yang dibentuk harus cocok dan selaras dengan seluruh hal yang sehubungan dengan perusahaan, baik soal visi dan misi, ketersediaan sumber daya, maupun hal-hal lainnya.
4. Dinamis
SOP usahakan diperbaharui cocok dengan suasana yang terjadi di lingkungan kerja. Fungsi dari penilaian sop paling penting supaya setiap kelemahan dapat dibetulkan dan menghasilkan petunjuk yang lebih baik.
5. Terukur dan Terbuka
SOP diciptakan untuk menjangkau target perusahaan. Target yang dimaksud ialah hasil yang dapat diukur kuantitas dan kualitasnya. Pengukuran ini bermanfaat untuk penilaian lebih lanjut mengenai seberapa baik dan efektif SOP yang diterapkan.
SOP mesti mengisi prinsip keterbukaan. Artinya, SOP mesti tidak jarang kali transparan dan jelas. SOP pun tidak mempunyai sifat mutlak dan dapat berubah/diperbaiki bilamana ada hal-hal yang dirasakan tidak sesuai.
6. Kepatuhan dan Kepastian Hukum
SOP yang diciptakan harus dapat menjamin bahwa seluruh formalitas yang tertuang di dalamnya sudah cocok dengan hukum yang berlaku. SOP pun akan beraksi sebagai pelindung untuk para pegawainya bilamana muncul tuntutan hukum dari pihak mana pun.
Baca juga: Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP)
SOP PT. Semesta Indah
1. Tujuan
- Menyediakan layanan jasa penciptaan website.
- Menyediakan layanan berupa optimasi situs secara profesional dan terpercaya.
- Menyediakan layanan pembuatan software berbasis website.
- Memberikan penyelesaian yang bagus dan kreatif guna startup atau bisnis yang sudah berkembang.
- Menyediakan layanan penciptaan faktur dan pendaftaran biaya.
- Memberikan penyelesaian yang tepat guna dan cerdas guna pengelolaan finansial usaha.
2. Prosedur Kerja
- Karyawan masuk dari Hari Senin Hingga Jumat.
- Pukul 9:00 seluruh karyawan telah harus hingga di kantor.
- Pukul 12.00-13.00 seluruh karyawan diizinkan untuk istirahat, dan pada Hari Jumat, karyawan diizinkan istirahat sampai pukul 13.30.
- Pukul 18.00, karyawan diizinkan pulang, dan untuk yang pekerjaannya belum selesai diizinkan untuk lembur.
- Lembur di atas pukul 19.00 akan ditunaikan sesuai ketentuan perusahaan.
Selain guna perusahaan secara umum, kita pun mengenal SOP untuk akuntansi. SOP akuntansi ini dapat menjadi standar atau rujukan dalam bidang akuntansi yang meliputi pekerjaan pencatatan atau pembukuan laksana pembukuan transaksi keuangan, jurnal khusus, kitab besar, neraca, sampai menjadi suatu laporan akhir perusahaan.
Demikianlah penjelasan tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) dari RuangPengetahuan.Co.Id semoga bermanfaat dan menambah wawasan kalian, sampai jumpa..
